CT-e por e-mail: como a transportadora deve enviar o XML e o DACTE
Toda viagem gera um CT-e, e o cliente que paga o frete precisa receber o XML dele, de preferência junto com o DACTE. Em transportadora, isso é volume: dezenas ou centenas de e-mails por dia, sem margem para "não recebi". Veja para quem enviar, o que a legislação pede e como garantir a entrega.
Para quem a transportadora deve enviar o XML do CT-e?
Para o tomador do serviço, quem paga o frete. O Ajuste SINIEF 09/07 diz que o emitente do CT-e "deverá encaminhar ou disponibilizar 'download' do arquivo eletrônico do CT-e e seu respectivo protocolo de autorização ao tomador do serviço" (cláusula oitava, § 9º).
O tomador pode ser o remetente, o destinatário ou outra parte da operação, conforme o frete. Na prática, muitas transportadoras enviam também para o remetente e o destinatário da carga, para que todos acompanhem a entrega. Combine com cada cliente quem deve receber.
A norma não exige e-mail: "encaminhar ou disponibilizar download" também é cumprido com um portal ou link. Mas o e-mail é o meio que o cliente espera. Fonte: CONFAZ, Ajuste SINIEF 09/07.
Qual a diferença entre o XML do CT-e e o DACTE?
XML do CT-e
É o documento fiscal: o arquivo autorizado, com o protocolo de autorização. É o que o tomador precisa guardar e escriturar.
DACTE
O Documento Auxiliar do CT-e acompanha a carga durante o transporte e facilita a consulta do CT-e (cláusula décima primeira). No e-mail, vai em PDF junto com o XML.
E a NF-e que a transportadora recebe?
O caminho inverso também é regra. O Ajuste SINIEF 07/05 (cláusula sétima, § 7º, inciso II) diz que o tomador do serviço deve encaminhar ou disponibilizar o XML da NF-e ao transportador contratado, antes do início da prestação. Se o seu cliente não manda o XML da nota, peça. Ele é obrigado a disponibilizar. Ter um endereço de e-mail próprio para receber esses XML (por exemplo, xml@suatransportadora.com.br) organiza o processo.
Como automatizar o envio do CT-e?
O TMS ou o emissor de CT-e da transportadora normalmente envia o XML e o DACTE sozinho, logo depois da autorização, para os e-mails cadastrados do tomador. Para isso, ele precisa de um servidor de envio (SMTP) configurado: servidor, porta, segurança (TLS na 587 ou 2525, SSL na 465) e a conta de envio.
- Mantenha o cadastro de e-mails dos tomadores em dia. E-mail errado é a primeira causa de "não recebi".
- Prefira um e-mail de envio dedicado (por exemplo,
cte@suatransportadora.com.br), e não a caixa de um funcionário. - Se o seu sistema envia pelo Office 365, veja o que muda em dezembro de 2026.
Como garantir que o e-mail do CT-e chegue?
Transportadora tem um problema que empresa comum não tem: volume concentrado. Dia de muito embarque vira dia de centenas de e-mails com anexo, e é aí que a caixa de usuário trava:
Limite diário
Caixas de Office 365, Google e hospedagem têm limite de envio por dia ou por hora. Estourou, o resto do dia não sai.
Anexos sob suspeita
Muitos e-mails parecidos com PDF e XML anexos, saindo de uma caixa comum, chamam a atenção dos filtros de spam.
Sem prova de entrega
Quando o cliente diz que não recebeu, a caixa comum não mostra se o servidor dele aceitou, recusou ou mandou para o spam.
Um relay SMTP resolve os três. No Sender25, o TMS envia por smtp-a.sender25.com na porta 2525 (com TLS), usando uma credencial gerada no painel e um remetente do seu domínio, autenticado com SPF e DKIM. Cada CT-e enviado fica registrado com status de entrega, código de resposta do servidor do cliente, tempo de entrega e provedor de destino. Infraestrutura no Brasil e cobrança em real.
Se o seu TMS só aceita as portas 587 ou 465, fale com a gente antes de configurar.
Perguntas frequentes
Para quem a transportadora deve enviar o XML do CT-e?
Ao tomador do serviço, que é quem paga o frete. O Ajuste SINIEF 09/07 (cláusula oitava, § 9º) diz que o emitente do CT-e deve encaminhar ou disponibilizar o download do arquivo e do protocolo de autorização ao tomador.
O CT-e precisa ser enviado por e-mail?
Não necessariamente. A norma fala em encaminhar ou disponibilizar o download. O e-mail é o meio mais comum, mas um portal ou link de download também atende.
Qual a diferença entre o XML do CT-e e o DACTE?
O documento fiscal é o XML do CT-e autorizado. O DACTE é o documento auxiliar, que acompanha a carga durante o transporte e facilita a consulta do CT-e. Ele costuma ir em PDF junto com o XML.
Por que o e-mail com o CT-e não chega ao cliente?
As causas mais comuns são e-mail do tomador errado no cadastro, envio por caixa de usuário com limite diário estourado em dias de muito embarque, remetente sem SPF e DKIM e reputação ruim do servidor de envio.
CT-e entregue, com comprovante
Aponte o seu TMS para o Sender25 e saiba, viagem a viagem, se o CT-e chegou ao cliente. Teste 30 dias grátis, sem cartão.
Testar grátis por 30 dias Falar com a gente