Como enviar o XML da nota fiscal por e-mail ao cliente e ao contador

Sou obrigado a enviar o XML da nota por e-mail?

• NF-e: Ajuste SINIEF 07/05, cláusula sétima, § 7º. Vale para o destinatário da mercadoria (pelo emitente) e para o transportador contratado (pelo tomador do serviço, antes do início da prestação).
• CT-e: Ajuste SINIEF 09/07, cláusula oitava, § 9º. O emitente deve encaminhar ou disponibilizar o download do CT-e e do protocolo ao tomador do serviço.
• Guarda: o emitente deve manter a NF-e em arquivo digital pelo prazo da legislação tributária (cláusula décima), e o destinatário deve verificar a validade e a autorização da nota e também guardá-la.

Fontes: CONFAZ, Ajuste SINIEF 07/05 e CONFAZ, Ajuste SINIEF 09/07.

Este guia explica a parte prática do envio. Para dúvidas de enquadramento e prazos de guarda do seu caso, consulte o seu contador.

Como enviar o XML da nota para o cliente?

Automático, pelo ERP ou emissor (o recomendado)

Praticamente todo ERP e emissor de nota envia o XML e o DANFE sozinho, logo depois da autorização, para o e-mail que está no cadastro do cliente. Para funcionar, o sistema precisa ter um servidor de envio (SMTP) configurado. Guias por sistema:

• XML e DANFE por e-mail no Protheus (TSS)
• SMTP no Protheus
• SMTP no Sankhya
• Se o seu sistema envia pelo Office 365

Manual, quando não há envio automático

1. Baixe o XML autorizado (o arquivo que contém o protocolo de autorização) e o DANFE em PDF no seu emissor.
2. Confira o e-mail do cliente. Erro de digitação no cadastro é a causa número um de "não recebi".
3. Envie com um assunto que identifique a nota (veja os modelos abaixo).

O documento fiscal é o XML. O DANFE em PDF facilita a leitura e costuma ir junto, mas não substitui o XML para quem é emissor de NF-e.

Como enviar as notas para o contador?

O contador precisa dos XML de todas as notas do período, as emitidas e as recebidas, normalmente uma vez por mês. O caminho mais prático:

1. Exporte do ERP ou do emissor os XML do mês, emitidos e recebidos.
2. Compacte tudo em um arquivo .zip, com um nome que identifique empresa e mês (por exemplo, xml-2026-09-empresa.zip).
3. Envie por e-mail ou, se o arquivo passar do limite de anexo do provedor (no Gmail, 25 MB), por um link de compartilhamento.

Muitos ERPs permitem cadastrar o e-mail do escritório contábil para receber uma cópia de cada XML no momento da emissão. Vale perguntar ao contador o que ele prefere.

Modelos de texto para enviar nota fiscal e boleto por e-mail

Assunto: Nota fiscal nº 1234 e boleto, [Sua Empresa]

Olá, [nome do cliente],

Segue a nota fiscal nº 1234, referente ao pedido [número], emitida em [data].
Em anexo:
- XML da nota fiscal eletrônica
- DANFE em PDF
- Boleto com vencimento em [data], no valor de R$ [valor]

A chave de acesso da nota é [chave de 44 dígitos]. Você pode conferir a autenticidade no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Qualquer dúvida, é só responder este e-mail.

[Seu nome]
[Sua Empresa] · [telefone]

Assunto: XML das notas fiscais, [mês/ano], [Sua Empresa]

Olá, [nome do contador],

Seguem os XML das notas fiscais de [mês/ano]:
- Notas emitidas: [quantidade]
- Notas recebidas: [quantidade]

Arquivo: xml-[ano]-[mês]-[empresa].zip

Se faltar algum documento, me avise que eu envio.

[Seu nome]
[Sua Empresa]

Incluir a chave de acesso no corpo do e-mail ajuda o cliente a conferir a nota e reduz a desconfiança com anexos.

Por que o e-mail com a nota cai no spam e como evitar?

E-mail com anexo de nota e boleto é exatamente o formato que golpistas imitam, por isso os filtros desconfiam dele. O que mais pesa:

Para empresas que emitem muitas notas, a forma mais segura é o ERP enviar por um relay SMTP no domínio da empresa, com SPF e DKIM configurados. No Sender25, cada e-mail de nota fica registrado com status de entrega, código de resposta do servidor do cliente, tempo de entrega e provedor de destino. Quando o cliente disser "não recebi", você sabe se o e-mail chegou ou foi recusado.

Perguntas frequentes